О Компании
| Компания специализируется на производстве голографической продукции, предназначенной для маркировки и идентификации самого широкого круга товаров, ценных бумаг и документов. |
Ситуация
Одна из часто используемых в работе ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ» функция программы 1С:Документооборот для Беларуси – управление договорами, которая включает в себя подготовку, согласование, исполнение и выполнение обязательств.Не хватало одной очень важной детали – контроля оплаты по договорам. Количество договоров у предприятия сотни, контроль использования потоков денежных средств по ним - важный и ответственный процесс.
Чтобы исключить возможность переплаты по договорам, контролировать суммы договоров и ускорить процесс создания «Документов на оплату», руководство ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ» поставило задачу автоматизировать функцию отслеживания сумм платежей по договорам с Поставщиками.
В дополнение ко всему возникла необходимость:
- оптимизировать работу с документами
- ускорить процесс согласования договоров
- исключить потери документов и договоров на бумажном носителе
- перевести бумажный документооборот в электронный формат
Выбор решения
Программный продукт "1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси" был приобретен клиентом ранее. Необходима была доработка программы в части контроля платежей по договорам.Решение
В рамках внедрения было решено выполнить следующие работы:- Формирование и контроль исполнения докладных записок, внутренних поручений и задач
- Регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов
- Настройка шаблонов маршрутов движения документов
- Учет отсутствия сотрудников
- Контроль сроков и объемов выполнения задач
- Планирование, организация и проведение мероприятий.
Доработка по учету сумм оплаты по договорам
В программе ведется автоматический учет сумм договоров с Поставщиками.При формировании «Документа на оплату» и указании даты и номера договора, пользователю выводится информация о неоплаченной сумме по договору.
Система оценивает соотношение объемов платежа с уже имеющимися оплатами, и если найдется несоответствие, то осуществить данную операцию будет не возможно. При попытке указать сумму в «Документе на оплату» больше суммы остатка по договору, система не позволяет провести такой документ и выведет уведомление об объеме превышения.
Существующая система документооборота дала возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигнут за счёт:
- автоматизации процесса контроля оплаченных сумм по договорам
- сокращения временных затрат сотрудников на создание «Документов об оплате»
- повышения эффективности контрольной деятельности.
Результаты
- Повысилось качество управляемости
- Укрепилась исполнительская дисциплина
- Обеспечена непрерывность движения документа, наличие ответственного за исполнение документа в каждый момент времени
- Организовано получение отчётности по различным типам, статусам и реквизитам документов
- Автоматизированы процессы согласования документов
- Исключена потеря документов, непрозрачность процесса согласования договоров и других документов
- У сотрудников появилась возможность дополнительного контроля суммы договора, подлежащей оплате.
- Использование системы автоматического контроля сумм оплаты свела к нулю возможность переплаты по договорам, которые находятся на стадии исполнения.
- Новая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении финансовых потоков.