Как автоматизация загрузки отчетов по топливным картам сократила ручной труд на 80% и ускорила учет ГСМ в Частном предприятии «Регионагрогарант»

О клиенте

Частное предприятие «Регионагрогарант» — предприятие, работающее в сфере грузоперевозок, строительных и экологических услуг.

Деятельность компании связана с регулярным использованием автопарка и большим количеством операций по заправке топлива. Учет ГСМ является критически важным процессом, напрямую влияющим на затраты и управляемость бизнеса.

Рисунок 1. Производственная и транспортная деятельность предприятия

Предпосылки проекта

Поставщик топлива ежемесячно предоставляет отчет в формате Excel с детализированными данными по заправкам. Каждый отчет требовал ручной обработки и создавал нагрузку на бухгалтерию.

До автоматизации процесс учета включал:

• ручную обработку Excel-файла;
• создание документов по каждой операции;
• распределение затрат по водителям и автомобилям;
• контроль корректности данных.

При большом объеме операций обработка отчетов занимала значительное время и требовала постоянного контроля, что увеличивало риск ошибок.

Рисунок 2. До автоматизации: ручная обработка Excel

Цель проекта

Исключить ручной ввод данных и автоматизировать формирование документов учета топлива.

Решение

В системе «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» реализована обработка загрузки данных из Excel. Решение устраняет ручной ввод и исключает необходимость создания документов вручную, что напрямую снижает трудозатраты и риск ошибок.

Решение обеспечивает:

• загрузку отчетов из файла;
• формирование документов по датам заправок;
• распределение затрат по объектам учета;
• учет топлива и сопутствующих услуг.

Как проходит одна загрузка отчета

Настройка (один раз)

Задаются связи:

топливная карта — водитель — автомобиль — склад

Это обеспечивает автоматическое распределение данных при загрузке.

Рисунок 3. Схема связей

Шаг 1. Загрузка файла

Пользователь выбирает Excel-файл от поставщика.
Система загружает данные и формирует таблицу операций.

Рисунок 4. Загрузка отчета

Шаг 2. Обработка данных

Система сопоставляет данные отчета с настройками (карта, водитель, автомобиль) и автоматически определяет параметры учета:

• анализирует строки отчета;
• распознает операции;
• определяет даты;
• подставляет учетные параметры.

Рисунок 5. Обработка и распределение затрат

Шаг 3. Формирование документов

Автоматически создаются документы:

«Поступление товаров и услуг»

Документы:

• формируются по датам;
• полностью заполнены;
• не требуют ручной корректировки.

Рисунок 6. Сформированные документы

Шаг 4. Результат в учете

Данные фиксируются в системе и используются для отчетности.

Формируются печатные формы:

• справка о переданном топливе;
• справка о поступлении топлива и услуг.

Рисунок 7. Справка о переданном топливе

Рисунок 8. Справка о поступлении топлива и услуг

Результаты проекта

• сокращение времени обработки до 10–15 минут;
• снижение ручных операций более чем на 80%;
• минимизация ошибок при вводе данных;
• повышение точности учета ГСМ;
• ускорение закрытия отчетного периода.

Бизнес-эффект

Учет топлива стал единообразным и независимым от пользователя.

Данные формируются автоматически, что снижает влияние человеческого фактора и позволяет обрабатывать большие объемы операций без увеличения трудозатрат.

Итог

Автоматизация перевела учет топлива из ручного и трудоемкого процесса
в быстрый и автоматизированный процесс учета.

Компания получила:

• снижение трудозатрат;
• повышение точности данных;
• управляемый и масштабируемый процесс учета.

Учет топлива перестал быть узким местом и больше не влияет на скорость работы бухгалтерии.