Ежемесячно бухгалтерия ООО «ПогрузБайПлюс» обрабатывала отчеты по топливным картам, полученные от поставщика топлива в формате Excel. Ручной ввод данных, распределение затрат по объектам учета и формирование документов занимали значительное время и требовали постоянного контроля. Чтобы исключить рутинные операции и снизить риск ошибок, в системе «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» реализовали автоматическую загрузку и обработку отчетов. В результате время обработки данных сократилось до 10–15 минут, а объем ручных операций уменьшился более чем на 80%.
О клиенте
ООО «ПогрузБайПлюс» специализируется на продаже, аренде и сервисном обслуживании складской техники и вилочных погрузчиков.
Компания поставляет новую технику ZOOMLION на территории Беларуси, а также занимается реализацией бывших в эксплуатации погрузчиков, поставкой складского оборудования и сервисным обслуживанием техники различных производителей. Для выполнения сервисных работ, доставки техники и решения операционных задач предприятие активно использует собственный автотранспорт, поэтому учет расходов на топливо является важной частью финансового учета и контроля затрат.
Предпосылки проекта
Поставщик топлива ежемесячно предоставлял отчет по топливным картам в формате Excel с детализированной информацией о заправках.
До автоматизации сотрудники бухгалтерии выполняли обработку отчета вручную:
- загружали и анализировали данные из Excel-файла;
- создавали документы учета по операциям заправки;
- распределяли затраты по автомобилям и ответственным сотрудникам;
- проверяли корректность заполнения документов.
По мере роста количества операций увеличивались трудозатраты на обработку данных и возрастал риск ошибок при ручном вводе информации.
Рисунок 2. Учет топлива до автоматизации
Цель проекта
Автоматизировать обработку отчетов по топливным картам и исключить ручной ввод данных при отражении операций в учетной системе.
Решение
В системе «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» была реализована специализированная обработка загрузки данных из Excel.
Решение позволило автоматизировать полный цикл обработки отчетов поставщика топлива и формирование документов учета.
Функциональные возможности решения:
- загрузка отчетов из Excel-файла;
- автоматическое распознавание операций;
- распределение данных по объектам учета;
- формирование документов по датам заправок;
- учет топлива и сопутствующих услуг;
- автоматическое заполнение реквизитов документов.
Рисунок 3. Автоматизированная загрузка и обработка данных
Как работает решение
Настройка связей
Перед началом эксплуатации выполняется однократная настройка соответствий между объектами учета:
топливная карта → сотрудник → автомобиль → склад
После настройки система автоматически использует эти данные при каждой загрузке отчета.
Шаг 1. Загрузка отчета
Пользователь выбирает Excel-файл, полученный от поставщика топлива.
Система автоматически считывает данные и формирует перечень операций для дальнейшей обработки.
Шаг 2. Обработка данных
Во время обработки система:
- анализирует строки отчета;
- определяет виды операций;
- распознает даты заправок;
- сопоставляет данные с объектами учета;
- автоматически подставляет необходимые параметры учета.
Шаг 3. Формирование документов
На основании загруженных данных автоматически создаются документы:
«Поступление товаров и услуг»
Документы:
- формируются по датам операций;
- заполняются автоматически;
- не требуют ручного ввода данных;
- готовы к дальнейшему отражению в учете.
Шаг 4. Отражение данных в системе
После формирования документы участвуют в бухгалтерском учете и используются при подготовке отчетности.
Дополнительно формируются печатные формы:
- справка о переданном топливе;
- справка о поступлении топлива и услуг.
Результаты проекта
После внедрения решения предприятие получило следующие результаты:
- время обработки отчетов сократилось до 10–15 минут;
- количество ручных операций уменьшилось более чем на 80%;
- снизился риск ошибок при вводе данных;
- повысилась точность учета топлива;
- ускорилось закрытие отчетного периода.
Рисунок 4. Результат автоматизации обработки отчетов по топливным картам
Бизнес-эффект
Автоматизация позволила перевести обработку данных по топливным картам из ручного процесса в управляемую процедуру.
Учет стал менее зависимым от человеческого фактора, а сотрудники бухгалтерии получили возможность обрабатывать большие объемы данных без увеличения трудозатрат.
В результате компания получила:
- снижение трудозатрат на выполнение рутинных операций;
- повышение качества учетных данных;
- единый и масштабируемый процесс учета топлива;
- ускорение подготовки документов и отчетности.
Автоматизация устранила одно из трудоемких звеньев учета и позволила сосредоточить ресурсы сотрудников на более значимых задачах.