О клиенте
ООО «Д-Лори» — белорусская транспортная компания из г. Слоним (Гродненская область), работающая на рынке грузовых автомобильных перевозок с 2013 года.
Деятельность компании связана с эксплуатацией собственного автопарка и регулярным учетом топлива. Для бухгалтерии обработка данных по ГСМ является одним из постоянных операционных процессов.
Рисунок 1. Транспортная деятельность компании
Предпосылки проекта
Бухгалтерский учет в компании ведется в системе «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» на базе «1С: Бухгалтерия 8 для Беларуси».
Поставщик топлива предоставлял данные по заправкам в файле Excel. Информация обрабатывалась вручную и переносилась в учетную систему.
До автоматизации процесс включал:
- обработку Excel-файла;
- ручной перенос данных в систему;
- создание документов учета топлива;
- формирование печатных форм.
При увеличении объема операций возрастали:
- трудозатраты бухгалтерии;
- вероятность ошибок при вводе данных;
- время обработки информации.
Основное ограничение процесса:
Данные по топливу не загружались напрямую в учетную систему и требовали повторного ручного ввода.
Рисунок 2. До автоматизации — Excel → ручной ввод → ошибки
Цель проекта
Сократить количество ручных операций при обработке данных по топливу и автоматизировать загрузку информации из Excel в учетную систему.
Решение
Специалистами ГК «Аверсон» выполнены:
- разработка и настройка обработки загрузки данных по топливу из Excel-файла;
- настройка автоматического формирования печатных форм:
- «Справка о поступлении топлива»;
- «Справка стоимости топлива и услуг»;
- «Справка о переданном топливе».
В системе реализован механизм загрузки данных из Excel в «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» с последующим созданием документов учета топлива.
Решение позволяет:
- исключить повторный ручной ввод данных;
- автоматизировать создание документов;
- использовать единый порядок обработки информации по топливу.
Ключевая особенность решения:
Excel-файл используется как источник данных для автоматической обработки в учетной системе.
Рисунок 3. Решение — автоматическая загрузка данных по топливу
Как происходит загрузка данных
Процесс загрузки выполняется в несколько этапов.
Шаг 1. Получение файла
Пользователь получает Excel-файл с данными по топливу от поставщика.
Шаг 2. Загрузка данных
Файл загружается в «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3».
Система:
- считывает данные;
- проверяет структуру файла;
- подготавливает информацию к обработке.
Шаг 3. Обработка данных
После загрузки система автоматически:
- формирует документы учета топлива;
- подготавливает печатные формы;
- фиксирует данные в учетной системе.
Шаг 4. Использование данных
Сформированные документы используются бухгалтерией в дальнейшей работе.
Рисунок 4. Результат — данные по топливу обрабатываются в системе без повторного ввода
Результаты проекта
В результате внедрения:
- исключен повторный ручной ввод данных из Excel;
- сокращено количество ручных операций при обработке информации по топливу;
- снижена вероятность ошибок при переносе данных;
- автоматизировано формирование печатных форм;
- упрощена обработка документов бухгалтерией.
Бизнес-эффект
Автоматизация позволила:
- сократить трудозатраты при обработке данных по ГСМ;
- обеспечить единый порядок загрузки и обработки информации;
- снизить зависимость процесса от ручных операций;
- повысить удобство ежедневной работы бухгалтерии.
Данные по топливу используются в учетной системе без повторного ввода информации.
Итог
В ООО «Д-Лори» автоматизирован процесс загрузки и обработки данных по топливу в конфигурации «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» на платформе «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».
Решение позволило перевести обработку информации из ручного режима в автоматизированный процесс с формированием документов и печатных форм в учетной системе.