Наш опыт

О Компании

Компания ООО “Фишфуд” – дистрибьютор продуктов питания с полным ассортиментом более тысячи позиций. Собственный импорт из Китая, Вьетнама, Кореи, Польши, Германии, Италии, Венгрии, Испании и многих других стран позволяет объединить гурманов уникальным форматом и разнообразием. Доставка осуществляется в кафе, бары, рестораны, торговые сети по всей стране, есть свой гастромаркет.

Ситуация

На момент старта проекта автоматизации информационная система предприятия была выстроена с использованием 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Торговля и Склад 7.7, но система уже не справлялась с большими объемами работ. В пиковые часы нагрузка составляла более 1000 заявок на отгрузку – возросла потребность в высокой скорости оформления документов при большом ассортименте товаров, т.к. это влияет на скорость исполнения заказов. Управленческий учет велся в таблицах Excel по причине отсутствия другой системы автоматизации. Такой метод не обеспечивал руководство оперативной и актуальной информацией для принятия решений.

Информационные системы были разрознены, что требовало большого количества времени на перенос сотрудниками информации, приводило к ошибкам при дублировании данных и снижало доверие к имеющейся информации.

Так как на предприятии не было единой информационной среды и инструментов планирования, обеспечения и контроля выполнения рабочих процессов – существовал риск возникновения срыва сроков выполнения заказов, и, соответственно, рост затрат на их выполнение.

Для решения указанных проблем руководством было принято решение внедрить единую программную систему, и в качестве инструмента была выбрана 1С: Управление торговлей 8 для Беларуси.

Также было принято решение о поиске в штат специалиста по внедрению для оптимизации затрат на реализацию проекта – в процессе собеседования и выявления кандидатов с высоким уровнем компетенций и вовлеченности помогали сотрудники группы компаний “Аверсон”.

Цели проекта

Необходимо перевести всю систему учета ООО “Фишфуд” с отстроенной и доработанной конфигурации 1С:Торговля и Склад 7.7 на программный продукт 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси с сохранением и повышением качества и уровня работы в программе.

Целями ставились:

• Создание единой информационной среды;

• Повышение управляемости и прозрачности работы;

• Снижение рисков срывов сроков исполнения заказов;

• Обеспечение контроля над всем циклом прохождения заказа;

• Повышение уровня контроля дебиторской задолженности;

• Снижение трудозатрат на ручную обработку и дублирование информации за счет создания интегрированной информационной системы;

• Создание обработок, позволяющих сравнивать остатки и документы между конфигурациями, а также загружать данные из старых систем.

Решение

Архитектура решения и масштаб проекта:

Подключена EDI-система СТТ и 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси:

1. Организован обмен электронными накладными с контрагентами в автоматическом режиме

2. Упрощен процесс контроля правильности заполнения и формирования документов

Налажен обмен с системой БелТрансСпутник:

1. Выгрузка из 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси заказов по  адресам доставки в Систему оптимальной маршрутизации «БелТрансСпутник» для построения оптимального маршрута доставки.

Налажен обмен с программой Oktell:

1. Выгрузка из 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси в программу Oktell информации о контрагенте, днях просрочки, сумме задолженности для автоматизированного обзвона должников и напоминания о наличии задолженности.

Уникальность и инновационность проекта

• Все пользователи работают в единой информационной базе;
• В день в информационной базе программы 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси регистрируется более 1000 заявок от покупателей;
• Отгружается большой объем номенклатуры – справочник “Номенклатура” составляет более 3 000 активных позиций;
• Система работает в круглосуточном режиме 24/7 с выделением технологических окон на выполнение регламентных и сервисных процедур раз в неделю;
• Налажена интеграция с EDI-системой СТТ в онлайн-режиме, без необходимости ручного формирования файлов;
• Налажена интеграция с системой “БелТрансСпутник”;
• В программе 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси реализованы отчеты:

- Отчет “Прайс-лист”;
- Отчет по кассе с расшифровкой до комментариев;
- Отчет по закупкам с оборачиваемостью запасов.

• Разработан дополнительный функционал для ускорения работы менеджеров:

- Заполнение заказа данными продаж прошлых периодов;
- Автоподбор серий в Заказе клиента;
- Оперативное получение себестоимости партий из Заказа клиента;
- Расчет отпускных цен в соответствии с законодательством РБ;
- Разработка быстрого функционала по установке скидок по контрагентам на номенклатуру;
- Защита документов от одномоментного редактирования разными пользователями.

• Создана обработка, позволяющая выгружать информацию о контрагенте, днях просрочки, сумме задолженности в программу Oktell для автоматизированного обзвона должников и напоминания о наличии задолженности. При этом на частоту обзвона влияет количество дней просрочки.

Результаты

• За счет внедрения современной системы автоматизации и контроля снизились риски срыва сроков исполнения заказов;

• Разработана и внедрена система компоновки цен  для формирования отпускных цен согласно законодательству;

• Автоматизирована выгрузка данных для автоматического обзвона клиентов по дебиторской задолженности;

• Разработана система отчетов, позволяющая принимать оперативные управленческие решения в сжатые сроки;

• Доработаны существующие отчеты по взаиморасчетам для возможности вывода отчетов в валюте взаиморасчетов.