Наш опыт

О Компании

Компания специализируется на производстве голографической продукции, предназначенной для маркировки и идентификации самого широкого круга товаров, ценных бумаг и документов.

Ситуация

Одна из часто используемых в работе ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ»  функция программы 1С:Документооборот для Беларуси – управление договорами, которая включает в себя подготовку, согласование, исполнение и выполнение обязательств. 

Не хватало одной очень важной детали – контроля оплаты по договорам. Количество договоров у предприятия сотни, контроль использования потоков денежных средств по ним - важный и ответственный процесс.

Чтобы исключить возможность переплаты по договорам, контролировать суммы договоров и ускорить процесс создания «Документов на оплату», руководство ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ» поставило задачу автоматизировать функцию отслеживания сумм платежей по договорам с Поставщиками.

В дополнение ко всему возникла необходимость:

• оптимизировать работу с документами
• ускорить процесс согласования договоров
• исключить потери документов и договоров на бумажном носителе
• перевести бумажный документооборот в электронный формат

Выбор решения

Программный продукт "1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси" был приобретен клиентом ранее. Необходима была доработка программы в части контроля платежей по договорам.

Решение

В рамках внедрения было решено выполнить следующие работы:

• Формирование и контроль исполнения докладных записок, внутренних поручений и задач
• Регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов
• Настройка шаблонов маршрутов движения документов
• Учет отсутствия сотрудников
• Контроль сроков и объемов выполнения задач
• Планирование, организация и проведение мероприятий. 

Доработка по учету сумм оплаты по договорам

В программе ведется автоматический учет сумм договоров с Поставщиками.
При формировании «Документа на оплату» и указании даты и номера договора, пользователю выводится информация о неоплаченной сумме по договору.
Система оценивает соотношение объемов платежа с уже имеющимися оплатами, и если найдется несоответствие, то осуществить данную операцию будет не возможно. При попытке указать сумму в «Документе на оплату» больше суммы остатка по договору, система не позволяет провести такой документ и выведет уведомление об объеме превышения. 

Существующая система документооборота  дала возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигнут за счёт:

• автоматизации процесса контроля оплаченных сумм по договорам
• сокращения временных затрат сотрудников на создание «Документов об оплате»
• повышения эффективности контрольной деятельности.

Результаты

• Повысилось качество управляемости
• Укрепилась исполнительская дисциплина
• Обеспечена непрерывность движения документа, наличие ответственного за исполнение документа в каждый момент времени
• Организовано получение отчётности по различным типам, статусам и реквизитам документов
• Автоматизированы процессы согласования документов
• Исключена потеря документов, непрозрачность процесса согласования договоров и других документов
  
• У сотрудников появилась возможность дополнительного контроля суммы договора, подлежащей оплате.
• Использование системы автоматического контроля сумм оплаты свела к нулю возможность переплаты по договорам, которые находятся на стадии исполнения.
• Новая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении финансовых потоков.