Наш опыт

О Компании

Компания «ПАРФЮМСТАНДАРТ» создана в 2001 году, является одним из крупнейших импортеров и дистрибьюторов косметики и парфюмерии категории «масс-маркет». Компания включена в ТОП-200 крупнейших частных предприятий Республики Беларусь.

Ситуация

До внедрения проекта сотрудники компании работали с различными программными продуктами, в том числе с конфигурациями решений 1С версии 7. Обмен информацией между базами данных был трудоемкий и затратный по времени, поскольку использовались различные версии продуктов и платформ 1С:Предприятие.
Учетная система не полностью охватывала процессы предприятия, поэтому для создания вспомогательных расчетов сотрудники дополнительно использовали программу Microsoft Excel.
Уровень автоматизации не отвечал требованиям компании, т.к. используемые программные продукты не позволяли:

• создать единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, полностью охватить необходимые бизнес-процессы предприятия;
• унифицировать нормативно-справочную информацию, что значительно усложняло сбор и анализ информации различных отделов компании и увеличивало время принятия управленческих решений;
• создать единую систему планирования спроса, управления цепочкой поставок и бюджетирования с процедурой быстрого закрытия отчетного периода;
• обеспечить взаимосвязь бизнес-процессов между складом, взаимоотношением с клиентами, продажами.

Существовала проблема дублирования информации, требовалось много времени для сбора данных и подготовки аналитической отчетности. В результате терялась информативность и актуальность управленческих отчетов.

Выбор решения

ООО "Парфюмстандарт" был объявлен конкурс на поставку и внедрение системы, соответствующей запросам Заказчика.

После анализа предложений, для основы новой системы было выбрано решение 1С:Предприятие 8. Управление торговлей для Беларуси, которое наиболее полно соответствовало поставленным задачам.

Решение

В ходе внедрения были выполнены следующие задачи:

• Автоматизирована вся цепочка бизнес-процессов от первичного обращения клиента с прогнозом выполнения планируемого заказа до отгрузки и доставки товара.
• Внедренная конфигурация максимально подстроена под устоявшиеся бизнес-процессы компании. Была учтена специфика отрасли при расчете заказов, весь функционал расчетов был адаптирован под работников компании.
• Создано новое АРМ для учета заказов и накладных.
• Организована работа через удаленных агентов при помощи приложения Агент+ для оформления заказов в учетной системе.
• Настроена система контроля и оценки каждого сотрудника, который имеет отношение к продажам, по достижению KPI в продажах.
• Под сотрудников настроены права доступа и возможности программы так, чтобы каждый мог наиболее эффективно выполнять свою деятельность, при этом ненужный для работы сотрудника функционал скрыт. Настроен высокий уровень защиты от некорректного внесения информации и интуитивно понятный интерфейс, чтобы рядовые сотрудники компании могли работать с программой без дополнительного обучения.
• Разработаны специализированные справочники, документы, регистры и отчеты, отражающие специфику деятельности по учету:

• тестеров товаров

• стикеров товаров

• переданного оборудования во временное пользование

• возвращений БСО с использованием сканеров штрихкодов

• учету командировок по развозу товаров по торговым точкам

• учету скидок, предоставляемых на выделенное количество товара

Результаты

В эксплуатацию введена автоматизированная система, охватывающая все бизнес-процессы компании, что позволило выйти на новый уровень управления, улучшить финансовый контроль, сократить трудозатраты персонала.

В рамках системы взаимодействуют все отделы компании без необходимости конвертации данных. Сотрудники работают в едином информационном пространстве, по четко понятным правилам и регламентам, что исключает ошибки на всех этапах работы.

• Организовано централизованное ведение нормативно-справочной информации, что позволяет оперативно группировать и выдавать данные в единых разрезах.
• Обозначены четкие правила взаимодействия между отделами компании, прозрачность и контролируемость прохождения заказа на этапах от расчета заказа до отгрузки его отгрузки, сократилось трудозатраты менеджеров на расчет заказа.
• Создан единый процесс движения товаров: автоматизированы закупки, логистика товаров, товарные операции, учет складских операций.
• Разработана архитектура информационного потока для задач эффективного прогнозирования, планирования и распределения товаров.
• Настроена система контроля за KPI в продажах, что позволяет определить качество работы каждого сотрудника.
• Разработана система управления взаимоотношениями с клиентами.

Внедрены подсистемы продукта:

• Учет НСИ.
• Продажи.
• Закупки.
• Склад и доставка.
• Управление денежными средствами.
• CRM и маркетинг

Результаты в цифрах