Модуль «Загрузка отчета по топливным картам в 1С» автоматизирует загрузку подробного отчета от поставщика топлива в программу 1С «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3» и на его основе формирует документы «Поступление материалов и услуг» с объемом ГСМ и услуг, полученных при заправке по топливным картам на дату совершения операции. Таким образом, на основании одного отчета создается столько документов прихода, сколько дат в отчете.
Алгоритм работы модуля:
1) Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет информацию (в формате excel) по фактически произведенным заправкам, приобретенным услугам по топливным картам, что является основанием для отражения в бухгалтерском учете соответствующих операций по приходам.
2) После получения этого отчета бухгалтер сохраняет его на свой компьютер. В программе 1С «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3» выбирает обработку «Загрузка данных».
3) Программа читает выбранный файл, представляет полученные данные в виде подробной таблицы, а затем создает документы «Поступление материалов, услуг» на дату, когда совершалась заправка, покупка.
4) Пользователь может применить настройки для удобства, например: связка объектов «электронная карта - водитель - склад – автомобиль», «сворачивать строки в документах после загрузки на дату», «закрепление за электронной картой определенного счета затрат», «выбор разных счетов затрат для разных складов» и др.
5) Документы приходов проводятся автоматически. На этом все – документы «Поступление материалов и услуг» заполнены, сформированы и проведены, а, значит, готовы необходимые данные для дальнейшего учета ГСМ.
Примеры печатных форм:
- справка о переданном топливе
- справка о поступлении топлива
- справка стоимости топлива и услуг
Преимущества модуля:
1) ускорение и упрощение работы бухгалтеров предприятия благодаря автоматизации обработки;
2) создание и проведение документов поступления ТМЦ и услуг по топливным картам одной кнопкой;
3) эффективное управление автопарком организации;
4) исключение ошибок при ручном наборе документов, что обеспечивает большую точность и надежность данных.