Реальная автоматизация

Проект Эволюция систем учета и методов работы с клиентами: автоматизация на ООО “Фишфуд”

Ситуация

На момент старта проекта автоматизации информационная система предприятия была выстроена с использованием 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Торговля и Склад 7.7, но система уже не справлялась с большими объемами работ. В пиковые часы нагрузка составляла более 1000 заявок на отгрузку – возросла потребность в высокой скорости оформления документов при большом ассортименте товаров, т.к. это влияет на скорость исполнения заказов. Управленческий учет велся в таблицах Excel по причине отсутствия другой системы автоматизации. Такой метод не обеспечивал руководство оперативной и актуальной информацией для принятия решений.

Информационные системы были разрознены, что требовало большого количества времени на перенос сотрудниками информации, приводило к ошибкам при дублировании данных и снижало доверие к имеющейся информации.

Так как на предприятии не было единой информационной среды и инструментов планирования, обеспечения и контроля выполнения рабочих процессов – существовал риск возникновения срыва сроков выполнения заказов, и, соответственно, рост затрат на их выполнение.

Для решения указанных проблем руководством было принято решение внедрить единую программную систему, и в качестве инструмента была выбрана 1С: Управление торговлей 8 для Беларуси.

Также было принято решение о поиске в штат специалиста по внедрению для оптимизации затрат на реализацию проекта – в процессе собеседования и выявления кандидатов с высоким уровнем компетенций и вовлеченности помогали сотрудники группы компаний “Аверсон”.

Цели проекта

Необходимо перевести всю систему учета ООО “Фишфуд” с отстроенной и доработанной конфигурации 1С:Торговля и Склад 7.7 на программный продукт 1С:Управление торговлей 8 для Беларуси с сохранением и повышением качества и уровня работы в программе.

Целями ставились:

• Создание единой информационной среды;

• Повышение управляемости и прозрачности работы;

• Снижение рисков срывов сроков исполнения заказов;

• Обеспечение контроля над всем циклом прохождения заказа;

• Повышение уровня контроля дебиторской задолженности;

• Снижение трудозатрат на ручную обработку и дублирование информации за счет создания интегрированной информационной системы;

• Создание обработок, позволяющих сравнивать остатки и документы между конфигурациями, а также загружать данные из старых систем.

Результаты

• За счет внедрения современной системы автоматизации и контроля снизились риски срыва сроков исполнения заказов;

• Разработана и внедрена система компоновки цен  для формирования отпускных цен согласно законодательству;

• Автоматизирована выгрузка данных для автоматического обзвона клиентов по дебиторской задолженности;

• Разработана система отчетов, позволяющая принимать оперативные управленческие решения в сжатые сроки;

• Доработаны существующие отчеты по взаиморасчетам для возможности вывода отчетов в валюте взаиморасчетов.

Подробнее ...

Проект "МИНСК КРИСТАЛЛ ТРЕЙД" ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ. Реальная автоматизация

Ситуация

При одном из самых больших холдингов по производству и реализации алкогольной продукции было создано торговое предприятие, в функции которого перешла оптовая и розничная торговля алкогольной продукцией. Перед новым предприятием встал вопрос об автоматизации деятельности компании.

Силами IT подразделения холдинга были сформулированы требования к системе автоматизации и на основании данных требований был объявлен тендер на закупку и внедрение такой системы.

Результаты

Результатом стала хорошо организованная система учета торговой деятельности компании. Все специализированные требования законодательства по учету торговли алкогольной продукцией успешно реализованы



Сейчас система автоматизации компании находится на постоянном обслуживании в нашей компании.

Подробнее ...

Проект "Первый номер". Реальная автоматизация

Ситуация

Для автоматизации учета в компании «Первый номер» использовалось несколько учетных программ. Бухгалтерский учет велся с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8.3», управленческий - «1С:Бухгалтерия 7.7», для организации работы технической службы с клиентами использовалась программа ServiceDesk.
Существенными недостатками такой организации учета были следующие моменты:

• информация во все учетные программы вносилась вручную и часто дублировалась, что достаточно трудоемко и часто влекло за собой ошибки и искажение данных;
• программа по управленческому учету не предусматривала формирование необходимой отчетности, управленческая отчетность создавалась отдельно в программе MS Excel, с использованием данных как из управленческой базы, так и из бухгалтерской, составление отчетности занимало около 10 часов в неделю;
• отдельные базы данных не позволяли провести глубокий анализ финансовых и трудовых ресурсов в разрезе видов деятельности, клиентов;
• автоматизированный учет договоров, закупок и продаж отсутствовал.

Результаты

• После запуска системы работа всех сотрудников в единой программе формализовала и усовершенствовала бизнес-процессы.
• Сократились сроки получения необходимой информации (с 10 часов в неделю до 3-х часов).
• Появилась возможность составлять управленческую отчетность в режиме онлайн, а также проводить более глубокий анализ деятельности предприятия.
• Доля операционных расходов в выручке за год работы в программе снизилась с 20,4% до 17%.

Подробнее ...

Проект "Посудер" Интернет и розничный магазин посуды. Реальная автоматизация.

Ситуация

Владелец магазина придает большое значение срокам обработки и согласования заказов с покупателем. Товар доставляется покупателю в течение одного-двух рабочих дней.

Для работы магазинов и учета товаров и заказов покупателей приобретены два программных продукта – «1С:Розница» и «1С:Управление Торговлей» на платформе «1С: Предприятие 8». С помощью этих программ ведется складской учет и учет заказов покупателей, контролируется доход от продажи и формируются отчеты для управления магазином. Сайт был создан на платформе «Битрикс».

В процессе работы магазина руководитель столкнулся со следующими проблемами:

• Складской учет велся параллельно в двух программах. Постоянно приходилось дублировать данные и сверять остатки. Сверка остатков занимала в некоторых случаях от 1 часа до 2-х. Это сильно осложняло работу магазина.
• Загрузка каталога на сайт работала в «ручном режиме». Поэтому представить в интернет-магазине весь ассортимент, имеющийся в наличии, было практически невозможно. Даже при ограниченном каталоге на сайте возникали ситуации, когда заказанного товара не оказывалось в наличии. Это приводило к увеличению заявленных сроков доставки товара.

Результаты

В результате выполненных работ достигнуты следующие результаты:

• Корректная актуальная выгрузка товаров и остатков на сайт из ПО "Управления торговлей". Всегда актуальные данные по товарам на сайте.
• Обмен между "1С:Управление торговлей" и "1С:Розница" происходят за 2-3 минуты. Идентичные данные в обеих базах. Необходимость в сверке данных, которая занимала часы, отпала, а освободившееся время персонал магазина посвящает покупателям.
• Выручка компании за 2 месяца работы выросла на 20%.

Подробнее ...

Проект ООО "Парфюмстандарт". Реальная автоматизация

Ситуация

До внедрения проекта сотрудники компании работали с различными программными продуктами, в том числе с конфигурациями решений 1С версии 7. Обмен информацией между базами данных был трудоемкий и затратный по времени, поскольку использовались различные версии продуктов и платформ 1С:Предприятие.
Учетная система не полностью охватывала процессы предприятия, поэтому для создания вспомогательных расчетов сотрудники дополнительно использовали программу Microsoft Excel.
Уровень автоматизации не отвечал требованиям компании, т.к. используемые программные продукты не позволяли:

• создать единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, полностью охватить необходимые бизнес-процессы предприятия;
• унифицировать нормативно-справочную информацию, что значительно усложняло сбор и анализ информации различных отделов компании и увеличивало время принятия управленческих решений;
• создать единую систему планирования спроса, управления цепочкой поставок и бюджетирования с процедурой быстрого закрытия отчетного периода;
• обеспечить взаимосвязь бизнес-процессов между складом, взаимоотношением с клиентами, продажами.

Результаты

В эксплуатацию введена автоматизированная система, охватывающая все бизнес-процессы компании, что позволило выйти на новый уровень управления, улучшить финансовый контроль, сократить трудозатраты персонала.

В рамках системы взаимодействуют все отделы компании без необходимости конвертации данных. Сотрудники работают в едином информационном пространстве, по четко понятным правилам и регламентам, что исключает ошибки на всех этапах работы.

• Организовано централизованное ведение нормативно-справочной информации, что позволяет оперативно группировать и выдавать данные в единых разрезах.
• Обозначены четкие правила взаимодействия между отделами компании, прозрачность и контролируемость прохождения заказа на этапах от расчета заказа до отгрузки его отгрузки, сократилось трудозатраты менеджеров на расчет заказа.
• Создан единый процесс движения товаров: автоматизированы закупки, логистика товаров, товарные операции, учет складских операций.
• Разработана архитектура информационного потока для задач эффективного прогнозирования, планирования и распределения товаров.
• Настроена система контроля за KPI в продажах, что позволяет определить качество работы каждого сотрудника.
• Разработана система управления взаимоотношениями с клиентами.

• Учет НСИ.
• Продажи.
• Закупки.
• Склад и доставка.
• Управление денежными средствами.
• CRM и маркетинг

Подробнее ...