26.09.2013

Точно к намеченной цели

Руководителю небольшой компании приходится самому решать множество задач, оперативно проводя анализ и делая соответствующие выводы. Часто управление носит интуитивный характер, поскольку мало кто в малом бизнесе использует специализированные информационные системы и программы, предоставляющие в каждый момент актуальную информацию. Но именно такие программы помогают «капитанам» точно привести свое судно к намеченной цели, несмотря на шквальный ветер и высокие волны рыночной экономики.

Эффективность управления важна для любой компании, но наиболее актуальна она для малого бизнеса. Он постоянно сталкивается с ограниченностью ресурсов. Малому бизнесу все время чего-нибудь не хватает. Не хватает денег, не хватает товарного запаса, не хватает материалов и, в конце концов, не хватает самих сотрудников.

Именно поэтому в условиях, когда каждый ресурс на вес золота, грамотно и эффективно управлять каждым из них — одна из сложнейших задач первого лица малой компании. Решить эту задачу поможет информационная система «1С:Управление небольшой фирмой 8».

Среди типовых задач, присущих практически любой малой компании и требующих ежедневного решения, можно выделить: контроль выполнения выданных сотрудникам поручений, анализ производственной программы и обеспечение ее всеми необходимыми ресурсами, планирование рабочего времени производственных бригад, отслеживание исполнения плана продаж и др.

Задания и контроль их исполнения

Руководитель предприятия регулярно ставит задачи своим сотрудникам. Удержать все в памяти довольно сложно, поэтому многие руководители прибегают к записям. Причем зачастую они использует блокнот и авторучку. Более близкие к информационным технологиям руководители применяют специальное программное обеспечение, например, тот же Microsoft Outlook. Все было бы замечательно, но на практике такое программное обеспечение чаще всего не связано с основной информационной базой компании. То есть с той базой, где находятся данные о покупателях, поставщиках, выпуске продукции, платежах и прочих объектах управления и учета. Большинство же заданий, которые получает сотрудник от руководителя, как раз, наоборот, самым тесным образом связаны со всеми этими объектами. Например, распределить работы по заказу, заключить договор с поставщиком, разрешить какую-то ситуацию с клиентом и т.д.

Поэтому для сокращения трудозатрат на регистрацию и контроль выполнения заданий руководителю требуется такая система, которая интегрирована в основную информационную базу. В ней он сможет регистрировать все выданные сотрудникам задания и поручения, как внутренние, так и внешние.

Внутренние задания выполняются сотрудниками в интересах деятельности фирмы. Например, подготовить материалы для выставки, составить план продаж, подготовить предложения по улучшению качества продукции, внедрить новую систему оплаты труда, перевести программное обеспечение на современную платформу и т.д. Внешние задания, в отличии от внутренних, всегда связаны с выполнением конкретных заказов покупателей или заказ-нарядов. Такие задания имеют стоимостные характеристики — цену и сумму. Именно столько должен заплатить заказчик за выполнение данной работы.

После того, как задание выполнено, оно отмечается в компьютерной системе как завершенное. Отметку о выполнении задания может поставить и сам сотрудник, если в компании принята такая практика, освобождающая руководителя от выполнения простых операций. Руководитель только проверит, исполнено ли задание в срок, и с каким качеством.

Помимо этого в программу учета и контроля выполнения заданий можно заносить данные о фактических трудозатратах. Бывает весьма полезно проанализировать, сколько времени тратят сотрудники на выполнение тех или иных поручений. Это дает руководителю инструмент для проведения план-фактного анализа использования рабочего времени. А значит, и для поиска путей оптимизации трудозатрат.

Не всегда все задачи ставятся исключительно руководителем. В большинстве случаев сотрудники могут и должны сами планировать свою работу. Так, например, сотрудники отдела продаж могут планировать все необходимые действия по работе с клиентами — отправку коммерческих предложений, встречи, переговоры, телефонные звонки. Наличие подобных планов в компьютерной системе помогает, в первую очередь, самим сотрудникам не забыть о том, что нужно сделать. А для руководителя фирмы просмотр консолидированных планов своих подчиненных открывает возможность узнать, насколько хорошо персонал компании способен самостоятельно организовать свою деятельность.

Планирование закупок комплектующих

Безусловно, для успешной работы одних планов сотрудников недостаточно, нужен еще и план производства или план выполнения работ, оказания услуг — в зависимости от того, чем компания занимается. Производственный план помогает решать несколько задач. Наиболее трудоемкой из них принято считать задачу планирования закупок сырья, материалов и комплектующих для обеспечения производства. Здесь необходимо учитывать множество факторов, что и в каком количестве требуется и что из этого уже есть на складе, к какому сроку нужны комплектующие и ожидаются ли в ближайшее время поступления от поставщиков и по какой цене.

Специализированная компьютерная программа для управления небольшой фирмой позволяет объединить составление производственной программы и планирование закупок комплектующих для ее выполнения в одной базе данных. Производственные задания фиксируются в такой программе в виде документа «заказ на производство», в котором указывается информация о том, кто производит, что производит, к какому сроку, кто отвечает за производство. Поскольку для малого бизнеса характерно позаказное производство, то каждое производственное задание может быть отнесено к какому-либо заказу покупателя. Список комплектующих, которые требуются для производства продукции, программа заполняет автоматически из спецификации на производимую продукцию. В случае если данная заявка на производство имеет какой-то индивидуальный характер, то состав комплектующих может быть изменен.

Все потребности, связанные с производственными заданиями, консолидируются в одной форме, где руководитель фирмы или сотрудник, отвечающий за снабжение, может проконтролировать, чего и в каком количестве не хватает на складе. Примечательно, что программа сама формирует заказы поставщикам на все недостающие комплектующие.

Анализируя в автоматическом режиме каждый заказ на производство, программа выдает рекомендации по пополнению запасов комплектующих, подсказывает, что нужно закупить, у какого поставщика, по какой цене.

Планирование загрузки персонала

Не менее важным является планирование рабочего времени исполнителей — рабочих и бригад. Здесь задача состоит в том, чтобы оптимально распределить загрузку, никого не перегрузить, но и не допустить простоя. При планировании необходимо одновременно учесть:

  • плановые сроки начала и окончания работ по каждому заданию или заказу; текущую загрузку бригады;
  • возможность или невозможность бригады выполнять несколько заданий одновременно; рабочий график бригады;
  • загрузку других бригад; другие обстоятельства, зависящие от специфики конкретной работы или конкретного заказчика.

Обычно распределение работ между сотрудниками и бригадами выполняется следующим образом. Для каждой бригады составляется рабочий график, определяется, какое количество заданий она может выполнять одновременно. Выданные на определенный период задания по всем бригадам собираются в общую форму, где и проводится анализ, правильно ли распланировано рабочее время бригад. Не получили ли, к примеру, одни монтажники два заказа на одно и то же время, в то время, когда другие бригады монтажников вообще не заняты.

Решение подобного рода задач без использования компьютерной программы — занятие трудоемкое. Использование же специализированной программы позволяет быстро формировать планы загрузки персонала и, что не менее важно — оперативно их корректировать.

Контроль исполнения плана продаж

Надо признать, что по сложившейся практике управления наиболее жестко контролируется план продаж. В общем-то, это понятно, исполнение плана продаж напрямую связано с получением дохода. Плана производства у той или иной компании может и не быть, если организация занимается сугубо торговой деятельностью, а вот план продаж есть всегда.

Руководителю важно всегда иметь под рукой «свежие» данные о фактических продажах в сопоставлении с планом, чтобы вовремя заметить неблагоприятные тенденции и принять меры к устранению возможных рисков. При ведении учета продаж без специальной компьютерной программы актуальные данные для план-фактного анализа не всегда можно получить быстро.

Кроме того, информационные системы и программы позволяют, как правило, создавать несколько вариантов планов в натуральных и стоимостных показателях на один и тот же период и сравнивать фактические данные с плановыми. Возможна также детализация плана до конкретных номенклатурных позиций с указанием ответственного лица за выполнение плана.

Например, руководитель небольшой компании, используя специализированную программу управления, открывает отчет о выполнении плана продаж с целью проанализировать его исполнение.

Допустим, он обнаружил, что на текущую дату план выполнен частично. Изучение ситуации, что называется «под микроскопом», позволяет понять, в чем дело.

Возможно, не все продавцы хорошо работают, и кто-то не справляется с выполнением плана. Надо выяснить, кто именно, и принять к нему меры индивидуального воздействия. Для этого формируется отчет продаж каждого менеджера.

Возможно, все менеджеры отлично справляются со своими обязанностями, а плохо продаются какие-то конкретные товары. В этом случае можно посмотреть конкретные номенклатурные позиции, которые продаются хуже всего. Возможно, они отсутствуют на складе, тогда необходимо разбираться с их поставщиками или со своим производством.

Ситуация может быть и другая: товар имеется в наличии и находится в магазинах. Тогда необходимо разбираться с розничными продажами.

В любом случае, использование специализированных компьютерных программ для оперативного управления позволяет проводить тщательный анализ каждой такой ситуации и принимать соответствующие меры, предупреждая возможные негативные последствия.

Однако какой бы «умной» и универсальной не была информационная система, руководитель компании должен иметь в ней свой удобный и простой в использовании инструментарий.

Его обычно называют «монитор руководителя» или «панель управления». Суть его состоит в том, что он предоставляет руководителю совокупность некоторой информации в виде, удобном для просмотра, анализа и принятия решений.

Компьютерная программа, оперативно и адекватно отображая картину бизнеса, поможет руководителю и станет тем компасом, который позволит капитану не сбиться с курса и привести свой, пусть небольшой, кораблик, точно к намеченной цели.


Автор:  Клепцова Ольга, аналитик
Источник:  www.consulting.1c.ru

Возврат к списку